ShareFile, veilig bestanden uitwisselen

Veel organisaties maken gebruik van email om bestanden uit te wisselen. Echter is dit niet beveiligd. Met ShareFile kun je gemakkelijk en veilig bestanden delen in Outlook. Precies zoals je gewend bent, maar dan wel veilig.

ShareFile, bestanden uitwisselen in Outlook, maar dan veilig

Veel organisaties maken gebruik van e-mail voor het delen van bestanden. Echter is het traditionele e-mail ontworpen voor het versturen van een eenvoudig tekstbericht, zonder dat het bericht en eventueel toegevoegde bestanden zijn beveiligd. Dit is niet veilig. Met ShareFile is dit probleem opgelost.

Maar hoe werkt ShareFile dan?

Bestanden delen in ShareFile

Door middel van een Outlook integratie kun je vanuit Outlook bestanden delen zoals je gewend bent, maar dan wel veilig. In onderstaande afbeelding is de Outlook plug-in weergegeven.

Figuur 1. ShareFile plug-in Outlook

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Figuur 2. ShareFile attach file instellingen

Via de Attach File knop kan een bijlage worden toegevoegd, dit kan met de vooraf bepaalde standaard instellingen of met afwijkende instellingen per e-mail. De instellingen zijn:

Toegang
Ontvangers kunnen de bijlagen openen:

  • Na het invullen van naam en e-mail adres.
  • Na inloggen
  • Altijd, anoniem

Geldigheid
Toegang tot de bijlage vervalt na een bepaalde periode.

Controle
Bijlagen kunnen gedownload worden of zijn alleen ter inzage.

Downloaden
Hoe vaak mag een ontvanger de bijlage inzien/downloaden.

 

Figuur 3. ShareFile E-mail download link

 

 

Wanneer de bijlage is geselecteerd zal de plug-in automatisch een download link invoegen in het e-mail bericht. Ontvangers kunnen het document via de link inzien/download afhankelijk van de gekozen instellingen.  Indien notificaties aanstaan krijgt de verzender automatisch e-mail meldingen wanneer de ontvanger de verstuurde bijlagen heeft geopend.

 

Bestanden aanvragen in ShareFile

Figuur 4 – ShareFile request upload

Het is ook mogelijk bestanden aan te vragen. Met deze optie stuur je een Request Link naar een persoon, deze link opent een webpagina via waar een persoon bestanden veilig kan uploaden.

Wanneer de ontvanger op de request link klikt zal een webpagina openen. Via deze webpagina kan de ontvanger één of meerdere bestanden uploaden. Wanneer de ontvanger dit heeft gedaan ontvangt de verzender automatisch een e-mail met een link om de geüploade bestanden te downloaden.

 Sharefile en soortgelijke diensten

Het delen van grote bestanden is niet mogelijk in het traditionele email door de beperkte grootte van de bijlage (10 of 20MB). Bedrijven bieden vaak geen goede en veilige mogelijkheden voor werknemers om bestanden uit te wisselen. Daarom maken zij steeds vaker gebruik van online diensten zoals Dropbox en WeTransfer die wel die mogelijkheid bieden.

Maar zijn deze programma’s wel veilig? Wie hebben toegang tot jouw bestanden? En in welk datacenter wordt het opgeslagen?

Dropbox
Een dienst zoals Dropbox, is erg gemakkelijk om bestanden op te slaan en te delen. Echter biedt het slechts 2GB opslagruimte (mogelijk 16 GB tegen betaling) en wanneer de website uit de lucht is heb je geen garantie dat je nog bij je documenten kunt komen.

Dropbox is een Amerikaans bedrijf en jouw documenten worden opgeslagen op een server die zich fysiek in Amerika bevindt en dus het Amerikaans rechtssysteem van kracht is. Volgens het Amerikaans recht mogen alle bestanden bekeken worden onder het mom van terrorisme bestrijding.

Bij de meeste aanbieders van cloud diensten bevindt de encryptiesleutel zich niet uitsluitend op jouw device, hierdoor is het niet erg veilig omdat jouw gegevens gemakkelijk toegankelijk zijn voor de cloud aanbieder. Dropbox beschikt over de sleutels van al haar klanten en kan daardoor bij alle bestanden komen. Zij hebben wel technische maatregelen genomen zodat werknemers niet ‘zomaar’ bestanden van een gebruiker kunnen inzien. Daarbij moet men ze echter op hun blauwe ogen geloven.

Om het veiliger te maken zou je wel kunnen zorgen voor een eigen encryptie die uitsluitend op jouw computer staat en een encryptiesleutel die jouw computer nooit verlaat.

WeTransfer
Met WeTransfer kun je bestanden gemakkelijk doorsturen. Je upload de bestanden op de server van WeTransfer en door middel van een download link kun je deze doorsturen naar enkel personen waarmee jij de bestanden wilt delen. Zij moeten dan, door middel van de link, de bestanden downloaden van WeTransfer. Zonder downloadlink kan je niet bij het bestand en na zeven dagen vervalt de downloadlink, zodat je bestanden niet eindeloos lang kunt downloaden.

De WeTransfer-servers bewaren de bestanden voor zeven dagen, na deze periode worden ze voorgoed verwijderd om plaats te maken voor nieuwe bestanden. Met WeTransfer kun je dus alleen bestanden doorsturen, maar je kunt deze later niet nog eens bekijken wanneer je deze niet direct op jouw computer hebt opgeslagen.

WeTransfer is een Nederlandse aanbieder van online bestandsuitwisseling. Dit programma maakt gebruik van Nederlands recht bij een geschil en heeft behoorlijk meer opslagruimte. De uitgebreide versie van WeTransfer heeft een opslagruimte van 50G en je kunt bestanden versturen met een maximale grootte van 5GB. Daarnaast kunnen bestanden beveiligd worden met een wachtwoord.

ShareFile
Omdat werknemers privé gewend zijn aan het gebruiksgemak van Dropbox en WeTransfer, is het voor hen gemakkelijk om ook werkbestanden daar te delen. Echter zijn aan deze cloud diensten nogal wat risico’s verbonden. Sharefile heeft een aantal belangrijke pluspunten ten opzichte van Dropbox, WeTransfer en soortgelijke diensten waardoor het wel mogelijk is om bestanden veilig uit te wisselen.

Voordelen van ShareFile t.o.v. soortgelijke diensten
Met Sharefile kun je zelf de locatie bepalen van je bedrijfsdata en wie er wel en geen toegang krijgt. Zo kun je jouw data op de veilige opslaglocatie van Nedvice in Alkmaar zetten. Werknemers hebben via hun smartphone of tablet beschikking over dezelfde data als op hun desktop. Ook kun je data wissen op afstand wanneer een apparaat gestolen of verloren is of als een werknemer uit dienst gaat. Daarnaast krijg je inzicht in welke data is gedeeld, met wie en wanneer.

De voordelen van ShareFile ten opzichte van soorgelijke diensten:

  • Bepaal zelf de opslag locatie
    Bij de eerder genoemde cloud diensten wordt de data opgeslagen op een serverlocatie van de cloud leverancier zelf. Met Sharefile is het mogelijk om data op te slaan op een eigen opslaglocatie of de veilig opslaglocatie van Nedvice. Op deze manier is het altijd duidelijk waar jouw bedrijfsdata is opgeslagen.
  • Beveiligingstechniek
    ShareFile maakt gebruik van de nieuwste beveiligingstechniek. Gedeelde bestanden worden bijvoorbeeld beveiligd met encryptie en wachtwoord op zowel telefoon, tablet en computer. Het is ook mogelijk om in te stellen dat het programma automatisch apparaten blokkeert waarvan de systeemsoftware is aangepast of gehackt.
  • Bestand grootte
    Waar andere clouddiensten vaak een limiet hebben van bestandsgrootte is het bij ShareFile mogelijk om bestanden te delen met een omvang tot 100GB.
  • Outlook integratie
    Sharefile kun je koppelen aan Outlook waardoor je met één klik bestanden kunt delen vanuit je Outlook. Ook kun je vanuit ‘verzonden items’ gedeelde bestanden opheffen zodat de ontvanger van een eerder gedeeld document geen toegang meer verkrijgt. Op deze manier heb je altijd grip op gedeelde documenten.

 

Claudia Huitema
linkedin-logo

 


Gepubliceerd op 7 augustus 2018

bestanden uitwisselen Dropbox email ShareFile WeTransfer